AKTA NOTARIS YANG DIBUAT SECARA SIRKULER

Merupakan realitas dalam praktek Notaris dan PPAT yang tidak dapat dipungkiri lagi sering (mungkin ada juga yang tidak pernah melakukan) terjadi para penghadap tidak menghadap Notaris/PPAT pada saat yang bersamaan. 

Contohnya :  Notaris/PPAT yang menangani akta-akta perbankan pernah mengalaminya, misalnya :  Kepala/Pimpinan Cabang (atau yang ditunjuk oleh Bank tidak menghadap) tapi akta ditandatangan/dibacakan oleh Notaris di hadapan Debitur dan saksi-saksi. Sudah alasan tidak datang dan tanda tangan pada waktu yang sama ada berbagai alasan, yang tidak dapat dinormatifkan (dipastikan) satu persatu, tapi hal seperti ini merupakan kebijakan Notaris/PPAT yang bersangkutan. 

Sehingga dalam hal ini apakah yang dilakukan oleh Notaris/PPAT terlarang untuk dilakukan atau sesuatu yang tidak dilarang sepanjang ada lasannya ?

Pernah juga ada kejadian Notaris dilaporkan oleh salah satu pihak yang namanya tersebut dalam akta, bahwa dirinya tidak menghadap pada jam/pukul yang tersebut dalam awal akta, tapi menghadap 4 (empat) jam kemudian dari penghadap sebelumnya. 

Memang sengketa tersebut awalnya tidak berkaitan dari akta Notaris, tapi karena salah satu pihak ada yang merasa dirugikan dari substansi akta yang dikehendaki oleh para penghadap sendiri. 

Tapi akhirnya merambat dan merembet ke prosedur pembuatan akta.  Dan pihak yang melaporkan kepada yang berwajib tersebut, bisa membuktikan bahwa dirinya pada jam/pukul yang tersebut dalam awal akta tidak menghadap. Tapi yang menghadap tersebut penghadap yang awal/pertama datang. Hal ini kelihatannya sepele, tapi bisa membuat  Notaris panas-dingin. 

Sebagai bahan perbandingan ; Dalam Rapat Umum Perseroan Terbatas (RUPS) pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan :

- Berita Acara Rapat (BAR) dengan akta Relaas Notaris.

- Dibuat dibawah tangan kemudian dinyatakan secara Notaris – dalam bentuk akta pihak (partij) – PKR (Pernyataan Keputusan Rapat)

- Dilakukan secara Sirkuler.

Bahwa RUPS yang dilakukan secara Sirkuler mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan akta Berita Acara Rapat, sehingga tidak perlu ditegaskan atau dimintakan secara PKR.

Dalam Pasal 91 UU PT  bahwa RUPS dapat dilakukan mengambil Keputusan yang mengikat diluar RUPS. Keputusan RUPS seperti ini disebut pula KEPUTUSAN SIRCULER atau biasa juga disebut KEPUTUSAN PEMEGANG SAHAM DILUAR RUPS.                          

Dalam Keputusan Sirkuler tidak ada  forum rapat ; 

Yang ada adalah : suatu keputusan yang dituangkan secara tertulis. Di dalam keputusan sirkuler, para pemegang saham dianggap telah saling berkomunikasi dan atas apa yang dituangkan dalam keputusan. Hanya karena alasan teknis saja, kemudian mereka (pemegang saham) memilih untuk tidak mengadakan Rapat.

Keputusannya sendiri tidak diambil dalam satu forum rapat, tapi agendanya sudah diketahui / direncanakan serta  disetujui sebelumnya oleh seluruh pemegang saham. 

Keputusannya sendiri diedarkan kepada seluruh pemegang saham untuk ditandatangani (memberi persetujuan secara formal), dan tanggal  terakhir penanda tangannya dinyatakan sebagai tanggal efektif keputusan sirkuler tersebut.

Keputusan tersebut hanya dapat diambil dengan syarat semua pemegang saham yang mempunyai hak suara menyetujuinya secara tertulis.

 Dalam prakteknya, sebelum dilaksanakannya pembuatan keputusan sirkuler, para pemegang saham biasanya telah melakukan komunikasi intensif perihal apa saja yang perlu diputuskan. 

Hasil komunikasi dan keputusan yang telah dibuat kemudian dituangkan dalam “Keputusan Para Pemegang Saham”. Keputusan Para Pemegang Saham tersebut kemudian wajib ditandatangani oleh seluruh pemegang saham.               

Jadi untuk dapat diberlakukannya Keputusan Sirkuler tersebut, syarat yang harus dipenuhi adalah :  Persetujuan dari 100% para pemegang saham Perseroan. Dengan demikian, maka quorum kehadiran tidak diperlukan.

Bahwa KEPUTUSAN SIRKULER atau biasa juga disebut KEPUTUSAN PEMEGANG SAHAM DILUAR RUPS pada intinya : 

Dibuat secara dibawah tangan dengan memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan sebelumnya. 

Dengan mempergunakan istilah yang sama yaitu SIRKULER ;  Apakah bisa untuk akta Notaris dibuat secara SIRKULER dengan arti /pengertian yang berbeda yaitu :

1. Para penghadap tidak dapat datang pada saat yang sama yang telah ditentukan. 

Dan Notaris mengizinkan untuk melakukan pembacaan dan penanda tanganan kepada penghadap yang datang terlebih dahulu.

2. Tindakan para penghadap yang disebutkan dalam akta dan tidak bersama-sama tersebut terlebih dahulu telah disepakati dan dikonfirmasikan  oleh para penghadap sendiri.

3. Akta Notaris Sirkuler ini dibuat pada hari dan tanggal yang sama, hanya jam / pukul yang menghadap berbeda/tidak bersamaan. 

Jika berbeda hari dan tanggal akan berbenturan dengan akta yang dibuat pada hari dan tanggal berikutnya.

4. Pembacaan dan Penandatanganan tersebut tetap dilakukan di hadapan Notaris.

5. Akta Notaris yang Sirkuler untuk substansi (isi) 

akta yang sudah pasti yang tidak mungkin dilakukan perubahan lagi. Jika penghadap yang datang berikutnya ingin mengubah, maka harus ada konfirmasi kepada penghadap yang lainnya. 

Jika tidak dikonfirmasikan tidak perlu dibuat akta tersebut.  

6. Akta Notaris yang Sirkuler hanya untuk Akta Pihak (Partij) saja.

 Untuk menampung realitas sebagaimana tersebut di atas, adakah UUJN/UUJN-P memberikan ketentuan telah mengaturnya ?

Uraian / tulisan saya dibawah ini sudah tentu akan menimbulkan perdebatan, dengan alasan :

1. UUJN / UUJN-P 

(terutama Pasal 38 tentang bentuk Akta) sebagai ketentuan yang memaksa yang harus diikuti apa adanya.

2. Memberikan penafsiran terhadap Pasal 38 UUJN-P bahwa ada peluang dan payung hukum akta Notaris bisa dibuat secara Sirkuler dengan batasan sebagaimana tersebut di atas.

 Pasal 38 UUJN – P mengatur mengenai bentuk akta Notaris yang terdiri dari :

(1) Setiap akta Notaris terdiri atas :

a. Awal akta atau kepala akta;

b. Badan akta; dan

c. Akhir atau penutup akta.

(2) Awal akta atau kepala akta memuat :

a.    judul akta;

b.    nomor akta;

c.    jam, hari, tanggal, bulan, dan tahun; dan

d. Nama lengkap dan tempat kedudukan Notaris. 

(3) Badan akta memuat :

a. Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan, pekerjaan, jabatan, kedudukan, tempat tinggal para penghadap dan/atau orang yang mereka wakili;

b. Keterangan mengenai kedudukan bertindak penghadap;

c. Isi akta yang merupakan kehendak dan keinginan dari pihak yang berkepentingan; dan

d. Nama    lengkap, tempat dan tanggal lahir, serta pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal dari tiap-tiap saksi pengenal.

(4) Akhir atau penutup akta memuat :

a. Uraian tentang pembacaan akta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) huruf I atau Pasal 16 ayat (7);

b. Uraian tentang penandatanganan dan tempat penandatanganan atau penerjemahan akta jika ada;

c. Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal dari tiap-tiap saksi akta; dan

d. Uraian tentang tidak adanya perubahan yang terjadi dalam pembuatan akta atau uraian tentang adanya perubahan yang dapat berupa penambahan, pencoretan, atau penggantian serta jumlah perubahannya.

(5) Akta Notaris Pengganti dan Pejabat Sementara Notaris, selain memuat ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), juga memuat nomor dan tanggal penetapan pengangkatan, serta pejabat yang mengangkatnya.

Bahwa Pasal 38 UUJN – P tersebut terutama pada Awal akta (pencantuman jam/pukul) menghadap dan akhir akta, pembuatan Akta Notaris secara Sirkuler bisa dilakukan masih dalam koridor ketentuan Pasal 38 UUJN – P.

Jika akan dibuat akta Notaris secara Sirkuler tidak perlu merubah apapun pada pada awal akta, penyebutan jam / pukul merupakan waktu saat menghadap untuk penghadap yang pertama datang menghadap, sedangkan penghadap lainnya yang menghadap kemudian akan disebutkan pada bagian akhir akta.

 Bahwa pembuatan akta Sirkuler tersebut harus pula disebutkan sebagai kesepakatan para penghadap sehingga pada akhir premisse atau sebelum memasuki isi akta perlu dituliskan kalimat :

- Para Penghadap telah saling sepakat dan mengkonfirmasikan bahwa dalam pembuatan akta ini tidak datang secara bersama-sama ke hadapan Notaris, dan kesepakatan serta konfirmasi tersebut menjadi tanggungjawab penghadap sepenuhnya.

Pada Akhir atau Penutup akta disebutkan/diuraikan sebagai berikut :

---------------------------------------- DEMIKIAN AKTA INI ------------------------------------------

-Dibuat dan diselesaikan di _______________ dengan dihadiri oleh :-------------------

1. ______________________________----------------------------------------------------------

2._______________________________---------------------------------------------------------

-keduanya pegawai kantor Notaris sebagai saksi-saksi.--------------------------------------

-Setelah saya, Notaris membacakan akta ini kepada penghadap------------------------ (-para penghadap) :-------------------------------------------------------------------------------------

1. Tuan _____________, pada pukul ____________ WI______.--------------------------

2. Tuan _____________, pada pukul ____________ WI______.--------------------------

3. Tuan _____________, pada pukul ____________ WI ______.-------------------------

dan para saksi, maka kemudian penghadap 

(-para penghadap),   menandatangani akta ini sesuai dengan waktu (pukul/jam) urutan tersebut, para saksi dan saya Notaris.-----------------------------------------------------------------------------------------------------

-Dibuat dengan ______________________-----------------------------------------------------

-Minuta akta ini telah ditanda tangani dengan lengkap.---------------------------------------

-Diberikan sebagai salinan yang sama bunyinya.----------------------------------------------

UNTUK NOTARIS YANG BIASA MELAKUKAN TINDAKAN TERSEBUT DI ATAS DALAM MENJALANKAN TUGAS JABATANNYA, TIDAK PERLU KEBERATAN ATAU MEMBANTAH URAIAN INI, DAN JUGA JANGAN BERANGGAPAN MERASA AMAN SAJA DENGAN YANG DILAKUKAN SEPERTI ITU SELAMA INI, DUNIA KENOTARIATAN TERUS MAJU DAN BERKEMBANG YANG TIDAK PERNAH TERPIKIRKAN OLEH PARA NOTARIS, SEKARANG INI SEPERTI TERSEBUT DI ATAS BISA TERJADI. MARI KITA CARI SOLUSI YANG TERBAIK.

Uraian di atas hanya merupakan pendapat / opini yang perlu dieksplorasi dan diekploitasi – 

( HBA - INC )